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Factura Samurái facilita la entrega de información (Reportes de gastos) Asociada a CFDI’s emitidos a favor de cada unidad de negocios (Ejemplo - Sucursal, Cuenta, Subcuenta, Responsable, área, etc.) el mismo día de su emisión, lo que permite a los responsables de flujos de efectivo, la reposición de fondos de caja chica en un tiempo adecuado para la correcta operación de sucursales, con la certeza de que los documentos que respaldan la entrega o reposición de fondos son fiscalmente válidos y cuentan con la información necesaria para su registro contable.
Normalmente los empleados que viatican, deben reportar los gastos realizados durante su viaje, actividad, que dependiendo del número de días y comprobantes recibidos, les toma de 30 a 90 minutos, por lo general estos reportes, por el tiempo transcurrido desde que se generó el gasto, hasta la emisión del reporte, contiene poca información valiosa que pueda utilizarse para la adecuada clasificación contable de los comprobantes. Factura Samurái faculta a los involucrados en estos gastos reportar en cada documento, información pertinente, el mismo día de emisión del comprobante sin importar el lugar en que se encuentren.
Las actividades involucradas en la revisión, validación, vigencia, revisión del status del emisor, asociación de complementos de pago, se complica a medida que más comprobantes fiscales de gastos se reciban, Factura Samurái realiza estas actividades en forma automática.
Para controlar el flujo Orden de Compra (PO) – Recepción de Mercancía – Pago – Recepción de Complementos de Pago (REP), se requiere un sistema para asegurar que las facturas de los proveedores se reciban lo más pronto posible y que se pueda identificar que factura, corresponde a que PO, con Factura Samurái se obtiene la colaboración de los proveedores, quienes pueden desde nuestro portal, agregar el No de PO, y cualquier otro dato que permita al área de compras identificar el origen o destino de la mercancía, el mismo día en que se emite la factura y con esto agilizar todo el proceso de compras incluso es posible con estos datos automatizar el proceso de compras, una vez que el emisor recibió el pago y genera el REP (Recibo electrónico de pago), nuestro sistema automáticamente lo asociará a la o las facturas correspondientes.
La mayoría de las empresas en mayor o menor intensidad pasan por periodos de actividad extenuante, solo para cumplir con los plazos fiscales establecidos, con Factura Samurái, estos periodos se reducen a solo 1 o 2 días después del día 3 de c/mes en que ya no se emiten facturas del mes anterior, ya que la información de c/cfdi es entregada por los responsables el mismo día en que se emite el comprobante lo que permite al personal responsable enfocar su trabajo en actividades más rentables para el control de flujos de la empresa.
Actividad que por lo general no se realiza con la oportunidad necesaria, ya que si se detectan oportunamente a este tipo de contribuyentes, es posible evitar que el SAT no invalide fiscalmente las facturas que se hayan recibido, Se cuenta con solo 30 días hábiles, después de publicarse los listados en el DOF, para presentar recursos ante el SAT, para evitar la invalidación fiscal de las facturas correspondientes. Factura Samurái, revisa en forma automática los listados publicados en el DOF.
Nota: En abril de 2019 se autorizaron modificaciones a los artículos 113 y 113 bis del CFF, en el que se establecen penas de prisión de 3 meses a 6 años para quien emita y/o reciba facturas fraudulentas.
Para poder tener la certeza de que los comprobantes recibidos de proveedores, es necesaria, la comparación de estos con los que están en la base de datos del SAT, lo que implica descargar los comprobantes del portal del SAT, a partir de septiembre de 2018, el SAT estableció un límite real de descarga de no más de 2,000 comprobantes por día, lo que dificulta la realización de esta tarea. Factura Samurái, descarga en forma automática facturas y Rep´s directamente del portal del SAT, sin importar la cantidad de CFDI´s de gastos, garantizando de esta manera a nuestros clientes que estos son totalmente válidos, ya que provienen de la base de datos del SAT.
Es probable que tu proveedor te haya enviado el REP de las facturas que ya pagaste pero no cuentas con el personal suficiente para encontrarlos y asociarlos a las facturas. Factura Samurái descarga automáticamente y asocia los REP’s a las facturas, puedes obtener un reporte en Excel en el que te muestra cuales facturas requieren REP y cuáles no, y de las que lo requieren, cuales cuentan con REP, por lo que eliminaras la incertidumbre de deducibilidad de tus comprobantes.